Βάση πληροφοριών

Τα βασικότερα κριτήρια ελέγχου του εντύπου ΗΕ4 είναι:

• αριθμός και όνομα εταιρείας ∙
• διορισμός αξιωματούχου(όπου εφαρμόζεται): πλήρης στοιχεία και διεύθυνση αξιωματούχου/ων που διορίζονται με το παρόν έντυπο (πλήρης διεύθυνση στα ελληνικά εάν η διεύθυνση είναι στην Κύπρο). Προσοχή: τα σχετικά πεδία στο έντυπο αφορούν νεοδιοριζόμενους αξιωματούχους και όχι υφιστάμενους ∙
• αλλαγές στα στοιχεία υφιστάμενων Αξιωματούχων (όπου εφαρμόζεται):
  •  θέσεις αξιωματούχου: συμπληρώνονται τα στοιχεία του υφιστάμενου αξιωματούχου (όνομα, επώνυμο και αρ. εγγραφής σε περίπτωση που πρόκειται για εγγεγραμμένη εταιρεία) ∙
  • νέα προσωπικά στοιχεία: συμπληρώνονται μόνο τα πεδία που αφορούν αλλαγές στα στοιχεία/διεύθυνση αξιωματούχου/ων (στα ελληνικά εάν η διεύθυνση είναι στην Κύπρο) ∙
• παραίτηση αξιωματούχου (όπου εφαρμόζεται): συμπληρώνονται τα στοιχεία του αξιωματούχου/ων που παραιτούνται με το παρόν έντυπο ∙
• ημερομηνίες διορισμού/αλλαγών/παραίτησης: προσοχή, οι ημερομηνίες δεν θα πρέπει να απέχουν μεταξύ τους πέραν των 14 ημερών. Π.χ. σε περίπτωση διορισμού και αλλαγής οι ημερομηνίες δεν θα πρέπει να απέχουν μεταξύ τους πέραν των 14 ημερών ∙
• τελευταία σελίδα εντύπου: υπογραφή υφιστάμενου αξιωματούχου (διευθυντής ή γραμματέας). Σε περίπτωση που ο αξιωματούχος είναι εταιρεία χρειάζεται και η σφραγίδα της εταιρείας.

Προσοχή: Σε περίπτωση που, με τις αλλαγές που προτείνονται η εταιρεία παραμένει με μοναδικό Διευθυντή και Γραμματέα το ίδιο άτομο (φυσικό πρόσωπο/εταιρεία), τότε η εταιρεία θα πρέπει να έχει 1 μέτοχο.

Ελέγχεται ότι τα ακόλουθα έγγραφα έχουν επισυναφθεί, ανάλογα με την περίπτωση:

• βεβαίωση γραμματέα:
  • σε περίπτωση που ο γραμματέας είναι Εταιρεία χρειάζεται και η σφραγίδα της Εταιρείας ∙
  • σε περίπτωση αλλαγής του γραμματέα πρέπει να φέρει υπογραφή και από τους δύο – παραιτηθέντα και νέο.
• ένορκη δήλωση (υποβάλλεται μαζί με την ΗΕ4 από τον ίδιο τον Αξιωματούχο (που παραιτείται) ή εκπρόσωπό του (σε περίπτωση θανάτου), όταν η εταιρεία παραλείψει να παραδώσει την κοινοποίηση κένωσης θέσης στον Έφορο Εταιρειών- βλ. άρθρο 46(α) του περί Εταιρειών (Τροποποιητικού) (Αρ.4) Νόμου του 2015, Ν89(Ι)/2015).

Συχνότεροι λόγοι απόρριψης του εντύπου από τον εξεταστή:

• το έντυπο που υποβλήθηκε δεν είναι το θεσμοθετημένο έντυπο. Τα θεσμοθετημένα έντυπα είναι διαθέσιμα στην ιστοσελίδα και στα γραφεία του Τμήματος ∙
• παράλειψη συμπλήρωσης/υποβολής των πιο πάνω στοιχείων.

Για περαιτέρω πληροφορίες αναφορικά με τη σχετική διαδικασία, ανατρέξτε στη σελίδα Επικαιροποίηση αξιωματούχων.